Een back-up maken van Gmail-e-mails en -mappen

Waarom zou je een back-up willen maken van je Gmail-e-mails? Gmail is een betrouwbare service en zal uw e-mail niet zomaar op een dag willekeurig verwijderen of besluiten dat het voor u is gedaan en uw account annuleren. U kunt echter nog steeds een back-up van uw Gmail-berichten bewaren voor het geval u ze offline wilt.

Een van de gemakkelijkste manieren om al je Gmail-berichten offline op te slaan, is door ze naar een e-mailclient te downloaden, maar je kunt ook specifieke berichten opslaan door ze uit je e-mailprogramma en in een andere map te slepen. Enkele andere opties zijn het instellen van een doorstuurregel om berichten naar een ander e-mailaccount te verzenden of een e-mailback-upservice te gebruiken om online een back-up van e-mails te maken.

Gebruik een e-mailclient om uw Gmail-e-mails te downloaden

Als u Outlook, Thunderbird of een andere e-mailclient gebruikt, worden uw e-mails al naar uw computer gedownload telkens wanneer u een nieuw bericht ontvangt. Uw Gmail-account en het programma dat u gebruikt, moeten echter wel POP hebben ingeschakeld, zodat de e-mails niet worden verwijderd als u ze verwijdert van Gmail.com.

Hier is wat te doen:

1. Schakel POP in je Gmail-instellingen in.
   1. Ga naar deDoorsturen en POP / IMAPtab in uw Gmail-instellingen en controleer of POP is ingeschakeld.
2. Gmail instellen in uw e-mailclient met behulp van de POP-serverinstellingen ( niet IMAP ).
   1. De berichten worden automatisch gedownload en opgeslagen in de standaardmap waarin alle e-mails worden opgeslagen.
3. Kopieer de e-mails ergens veilig. Meestal kunt u dit doen door de e-mails te selecteren waarvan u een back-up wilt maken en deze vervolgens uit het programma en in een map te slepen.
   1. Je kunt de e-mails in je e-mailprogramma bewaren, zodat je ze gemakkelijk kunt doorbladeren zoals je nu doet in je e-mailclient, maar het zou een goed idee zijn om ze uit het programma te kopiëren en ze ergens moeilijker te plaatsen per ongeluk verwijderen, zoals op een externe harde schijf of in een online back-upaccount.

Als u deze route kiest, worden alle berichten in het e-mailprogramma weergegeven, net zoals u ze altijd hebt gezien. Omdat POP wordt gebruikt, worden de e-mails altijd op uw computer opgeslagen, zelfs als u berichten verwijdert van Gmail.com; ze blijven op uw computer staan ​​zolang POP wordt gebruikt.

Het enige nadeel van het ophalen van POP's is dat als je pc wordt gestolen of afgebroken, of je lokale e-mailmappen corrupt worden en je geen andere back-up hebt, je je hele archief bent kwijtgeraakt.

Notitie: Je kunt ook een back-up van je Gmail-berichten maken met een IMAP-e-mailprogramma, maar omdat wijzigingen in de server worden weergegeven in een IMAP-account, moet je voorkomen dat berichten van Gmail.com worden verwijderd als je ze op je computer wilt opslaan (de zodra je ze verwijdert van Gmail.com, zal het IMAP-programma ze ook laten zien als verwijderd).

Download een archief van Google Takeout

Gebruik de Google Takeout-site om een ​​eenmalig archief van uw gehele Gmail-account te downloaden.

1. Open Google Takeout en meld u aan als u daarom wordt gevraagd bij uw Google-account.
2. Klik op deSELECTEER ALLES om elke optie in de lijst te deselecteren (tenzij u iets anders in de back-up wilt opnemen).
3. Scroll naar beneden en vind Mailen schakel het in door op de knop aan de rechterkant te klikken.
   1. Klik eventueel op de pijl naast de knop en kies welke e-maillabels u wilt downloaden, anders ontvangt u een kopie van elke e-mail.
4. Scroll naar de onderkant van de pagina en druk opNEXT.
5. Kies een optie voor het archiefformaat van de drie die beschikbaar zijn:
   1. Bestandstype: plukken .zip of .tgz. Windows-gebruikers zouden moeten kiezen voor de ZIP-optie, terwijl TGZ het beste is voor andere besturingssystemen.
   2. Archiefgrootte (max): Kies hier een optie voor hoe groot je wilt dat elk archiefdeel van de download is. In de meeste gevallen is een limiet van 2 GB geschikt.
   3. Levering methode: Op deze manier download je de Gmail-back-up. U kunt een koppeling via e-mail ontvangen zodat u uw Gmail-e-mails naar uw computer kunt downloaden, of u kunt een online optie kiezen om uw back-up op te slaan in Google Drive, Dropbox, OneDrive of Box.
6. KlikCREËER ARCHIEF of (als u een optie van een derde hebt gekozen) LINK ACCOUNT EN CREËER ARCHIEF​.
   1. U ontvangt een e-mail waarin staat wanneer het is voltooid, ongeacht de optie die u in de vorige stap hebt gekozen.

De Gmail-archiefbestanden verschijnen in MBOX-indeling, wat een zeer groot tekstbestand is. E-mailprogramma's zoals Thunderbird kunnen native MBOX-bestanden lezen. Voor zeer grote archiefbestanden moet u een MBOX-compatibel e-mailprogramma gebruiken in plaats van te proberen het tekstbestand te ontleden.

Google Takeout biedt een momentopname van uw Gmail-account; het ondersteunt geen incrementele archivering, dus u krijgt alles tenzij u zich beperkt tot specifieke labels. Hoewel u Takeout-archieven kunt opvragen wanneer u maar wilt, is het gebruik van Afhalen voor herhaalde gegevensuittreksels niet efficiënt. Als u vaker dan eenmaal per kalenderkwartaal gegevens wilt ophalen, zoekt u een alternatieve methode voor archivering.

Gebruik een online back-upservice

Backupify maakt een back-up van persoonlijke informatie van Facebook, Flickr, Blogger, Google Agenda en contactpersonen, LinkedIn, Twitter en vergelijkbare services. Geef het een proefperiode van 15 dagen gratis voordat je je committeert om te betalen voor de service.

Als alternatief kunt u Upsafe of Gmvault proberen. Upsafe biedt tot 3 GB gratis opslagruimte (met gratis opties voor meer), terwijl Gmvault een open-sourceproject is met multiplatform-ondersteuning en een robuuste ontwikkelaarscommunity.

Selectief archiveren met behulp van dataregels

Als u niet al uw e-mails nodig heeft, overweeg dan een meer selectieve benadering van e-mailarchivering.

• Forwarding: Wanneer u een e-mail ontvangt die u wilt behouden, stuurt u deze door naar een archiveringsaccount elders, zoals een ander Gmail-account of zelfs een account bij een andere provider zoals een Outlook- of Yahoo-account. Om een ​​kopie te bewaren van wat u verzendt, gebruikt u het e-mailadres van die andere account op de BCC-regel van uw uitgaande e-mails.
• Auto-forwarding: Vertel Gmail om alle ontvangen e-mail naar een specifiek e-mailadres te kopiëren of blind te kopiëren.
• IFTTT recept:De IFTTT-website maakt recepten (scripts die bepalen dat wanneer een X-gebeurtenis plaatsvindt, de Y-gebeurtenis moet volgen), zodat u specifieke Gmail-acties kunt instellen om een ​​bepaalde activiteit te activeren. IFTTT-recepten zijn vooral handig wanneer u aangepaste regels moet instellen en bronnen buiten het ecosysteem van Google moet gebruiken.
• Doorsturen naar Evernote of OneNote: Stel de [email protected] alias om e-mails rechtstreeks in een toegewezen OneNote-notitieblok te importeren of gebruik uw aangepaste Evernote-e-mailadres om berichten in Evernote te loggen.

Denk na voordat je gaat archiveren!

Er is een hele industrie van back-upservices die suggereren dat je een back-up van je e-mails moet maken, anders zullen ze op een dag voor altijd voorgoed verdwijnen.

Hoewel Google uw account kan schrappen wegens een schending van servicevoorwaarden of als een hacker uw account kan beheren en een deel of al uw archief kan verwijderen, zijn deze resultaten relatief zeldzaam. Google, als een cloud-gebaseerde provider van een robuust e-mailplatform, is niet geneigd om berichten te verliezen of om willekeurig redenen accounts te verwijderen.

Hoewel u een legitieme reden kunt hebben om een ​​back-up van uw account te maken, zijn back-ups normaal gesproken niet noodzakelijk. Ze kunnen uw e-mails zelfs openen voor nog meer gegevenslekken wanneer u andere producten en services koppelt aan uw Gmail-account - tools die mogelijk niet zo veilig zijn als het eigen cloudplatform van Google.