Als je net als de meeste gebruikers bent, besteed je waarschijnlijk niet te veel tijd aan het nadenken over wat je documenten moet noemen wanneer je ze opslaat. Helaas kan dit het moeilijk maken om het gewenste bestand te vinden zonder een beetje te zoeken - misschien moet je zelfs verschillende bestanden openen om de gewenste te vinden.
Het ontwikkelen van een naamsysteem voor uw documenten en het gewoon worden om het te gebruiken, bespaart u tijd en frustratie wanneer het tijd is om het document te vinden dat u nodig hebt. In plaats van talloze documenten met onnauwkeurige bestandsnamen te doorzoeken, kunt u met een naamgevingssysteem uw zoekopdracht versnellen.
Het juiste benamingsysteem
Er is geen enkele juiste manier om uw bestanden een naam te geven, en naamgevingssystemen kunnen verschillen van gebruiker tot gebruiker. Wat belangrijk is, is het vinden van de methode die logisch voor je is, en deze consequent toepassen. Hier zijn enkele tips om mee te beginnen:
- Vermeld de datum waarop het document in uw bestandsnaam is samengesteld:Dit is mogelijk een van de meest nuttige elementen om in een bestandsnaam op te nemen, vooral als u te maken hebt met correspondentie. Zelfs als u zich niet precies herinnert wanneer u een document hebt samengesteld, kunt u uw zoekopdracht waarschijnlijk verfijnen tot een bepaalde periode.
- Neem de naam van de ontvanger op in uw bestandsnaam:Dit is een bijzonder waardevolle oefening bij het werken met brieven, maar het kan een handig element zijn voor andere soorten documenten, zoals contracten, memo's en zelfs bankbiljetten.
- Geef aan welk type document het bestand is:Nogmaals, dit zal voor sommige gebruikers een gegeven lijken, en dat komt omdat het zo'n belangrijk onderdeel van een bestandsnaam is. Als u op zoek bent naar een brief die u hebt geschreven, kunt u een bestand met "contract" of "notities" in de naam verwijderen.
- Besteed aandacht aan hoe je de elementen van de bestandsnaam bestelt:Hoewel dit je misschien niet helpt om je bestanden te differentiëren, zal het je helpen ze te bestellen tijdens het zoeken. Met de sorteerknoppen in het dialoogvenster Openen in Word of in Windows Verkenner kunt u uw bestanden alfabetisch (of numeriek) sorteren, zodat ze worden gesorteerd op het eerste teken in de bestandsnaam.
Dit is geen uitputtende lijst met tips voor het benoemen van bestanden, maar het is een goed begin. Zodra u een oefening begint om uw bestanden op een consistente manier te benoemen, zult u een systeem ontwikkelen dat het beste voor u werkt - en waarschijnlijk enkele eigen trucjes verzinnen.
