Naast de praktische aspecten van databases, biedt Microsoft Access een aantal aardige functies die het werk een beetje eenvoudiger maken. Een van de extra functies is rapportthema's, die van een gegevensverzameling een bruikbaar, presentabel rapport maken. Het geeft je een manier om al je team-, afdelings- of bedrijfsrapporten consistent te laten lijken. U kunt een ander thema instellen voor een rapport dat wordt gebruikt tijdens een bedrijfsvergadering of een conventie, of u kunt een rapport aanpassen voor aandeelhouders. Door rapportthema's te gebruiken, vindt u het eenvoudiger om uw rapporten de professionele uitstraling te geven die u echt niet kunt krijgen met Microsoft Excel. Dit is een van de redenen waarom u uw gegevens naar een database moet verplaatsen in plaats van te proberen spreadsheets bij te houden.
De functie Rapportthema's is relatief eenvoudig te gebruiken, vooral als u eraan gewend bent om in Microsoft Access te werken. Maak je geen zorgen als je nog niet veel ervaring hebt met Microsoft Access. Het is een snelle en eenvoudige oefening om een stijlvolle look toe te passen op alles wat je nodig hebt om er presentabel uit te zien. U kunt zelfs de thema's van oudere rapporten bijwerken als u ze opnieuw wilt laten verschijnen voor vergelijking met een nieuw rapport. Dit is handig wanneer u een vergelijking maakt en u niet wilt dat uw publiek wordt afgeleid door het gedateerde uiterlijk van een rapport van vijf jaar geleden of - in sommige gevallen - het uiterst basale uiterlijk van rapporten van meer dan een decennium geleden. Wat uw behoeften ook zijn, zolang u de gegevens in de database hebt, kunt u deze presentabel maken.
De standaardinstellingen van rapporten
De standaardinstelling van het rapport is afhankelijk van het feit of u helemaal opnieuw begint of met een sjabloon. Als u een bestaande database gebruikt, is de standaardinstelling die de maker van de database heeft gebruikt tijdens de installatie. Als u uw eigen standaardinstelling maakt, heeft Access één locatie waar u naar de thema's kunt gaan die bij de gekochte versie horen. Er zijn ook thema's online beschikbaar, dus als je niet bevalt wat er met je gekochte versie staat, kun je online iets vinden dat beter bij je behoeften past.
Afhankelijk van of je met oude rapporten of nieuwe rapporten werkt, wil je misschien wat tijd nemen om door de thema's te gaan om te zien welke voor de verschillende doelgroepen het meest geschikt zijn. Als u oude rapporten gaat herwerken, overweeg dan iets dat lijkt op wat u in het verleden hebt gedaan; anders moet u veel werk verzetten om alle rapporten opnieuw te doen.
Er is een standaardthema voor nieuwe rapporten die u kunt overschrijven.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Snelle toegang op de werkbalk en selecteerMeer opdrachten.
- Klik op Objectontwerpers.
- Blader naar beneden naar Vorm / rapport ontwerpweergave en werk het Rapportsjabloon om overeen te komen met degene die u standaard wilt gebruiken.
- Klik OK.
U kunt de standaard ook instellen in de ontwerpweergave.
- Open het rapport in de ontwerpweergave.
- Ga naar de Ontwerpgereedschap voor rapporten > Ontwerp > Thema's en ga naar het vervolgkeuzemenu onder de Thema's knop.
- Klik met de rechtermuisknop op het thema waarvan u de standaard wilt maken en selecteer Maak dit thema de standaardinstelling voor de database.
Welke methode u ook gebruikt om de standaardinstelling te wijzigen, houd er rekening mee dat deze de weergave van alle rapporten die u maakt nadat deze is ingesteld, verandert. Het wijzigt geen bestaande rapporten.
Thema's toepassen op nieuwe rapporten
De manier waarop u thema's toepast op nieuwe en verouderde rapporten is in essentie hetzelfde, maar wat u ziet, varieert. Als u een nieuw rapport maakt, heeft u mogelijk nog geen gegevens om het rapport te vullen. Dit betekent dat u een minder nauwkeurig beeld hebt van hoe het eindrapport eruit zal zien, omdat het lege ruimtes heeft wanneer u het thema toepast. Het is het beste om op zijn minst wat gegevens te hebben wanneer u naar rapporten gaat kijken, zodat u kunt zien hoe de gegevens en het thema er samen uitzien. Als je alleen een thema zonder tekst bekijkt, schrik je misschien als je ziet hoe het eruit ziet als er gegevens zijn.
- Open het rapport in de ontwerpweergave.
- Ga naar de Ontwerpgereedschap voor rapporten > Ontwerp > Thema'sen ga naar het vervolgkeuzemenu onder de Thema's knop.
- Selecteer een van de thema's in het vervolgkeuzemenu of open Blader om te kijken naar andere thema's die je hebt gedownload.
Als u van het ontwerp houdt en de kleur wilt wijzigen, kunt u dat in hetzelfde gebied doen. In plaats van te klikken op de Thema's knop, klik op de kleuren of doopvont knoppen om de wijzigingen aan te brengen.
Thema's toepassen op oude rapporten
Update verouderde rapporten op dezelfde manier als u nieuwe rapporten bijwerkt, maar houd bij welke verouderde rapporten u bijwerkt, evenals bij het aanbrengen van de wijzigingen. U moet een register bijhouden van alles wat u in de loop van de tijd wijzigt voor configuratiebeheer, vooral als u te maken hebt met financiële of andere informatie die wordt gebruikt bij audits. Als de weergave anders is voor oudere rapporten, moet u kunnen aantonen wat er is gewijzigd en wanneer.
Meestal is het het beste om geen rapporten bij te werken die u al hebt gepresenteerd. U kunt het uiterlijk in de toekomst bijwerken en het als een geheel nieuw rapport behandelen. De kans is groot dat je geen oude rapporten hoeft in te dienen voor iets officieels. Voor de kans die u doet, doet het voor mensen geen pijn om te zien hoeveel uw bedrijf in de loop van de tijd is veranderd.
