Navigatieformulieren bestaan al een tijdje, en vele databases, waaronder Microsoft Access 2013, gebruiken deze om het voor gebruikers, met name nieuwe gebruikers, gemakkelijker te maken om zich in de software te verplaatsen. Ze zijn bedoeld om het vinden van de meest gebruikte formulieren, rapporten, tabellen en query's te vereenvoudigen. Navigatieformulieren worden ingesteld als de standaardlocatie wanneer een gebruiker een database opent. Gebruikers krijgen databasecomponenten te zien die ze waarschijnlijk nodig zullen hebben, zoals een bestelformulier, klantgegevens of maandelijks rapport.
Navigatieformulieren zijn geen verzamelplaats voor elk onderdeel van een database. Over het algemeen bevatten ze geen zaken als directieverslagen of financiële prognoses tenzij dat het doel van de database is, omdat die informatie meestal beperkt is. U wilt dat medewerkers en teams snel toegang hebben tot gegevens zonder hen bloot te stellen aan uniek, beperkt of bètatestmateriaal.
Het beste ding over navigatieformulieren is dat u de volledige controle hebt over wat gebruikers op hen vinden. U kunt verschillende navigatieformulieren ontwerpen voor verschillende gebruikers, wat het trainen van nieuwe werknemers vereenvoudigt. Door gebruikers alles te geven wat ze nodig hebben op de openingspagina, vermindert u de tijd die gebruikers nodig hebben om vertrouwd te raken met wat ze nodig hebben. Nadat ze de basis voor navigatie hebben gelegd, kunnen ze beginnen met het leren over de andere gebieden waar ze af en toe moeten gaan om hun taken uit te voeren.
Wat u kunt toevoegen aan een navigatiedocument in Access 2013
Elk bedrijf, elke afdeling en elke organisatie is anders, dus uiteindelijk is het aan jou wat je toevoegt aan het navigatieformulier. Je moet tijd en aandacht besteden aan het bepalen wat wel en wat niet hoort op het formulier. U wilt het gemakkelijk maken om alle dingen te vinden en te gebruiken die nodig zijn voor het invoeren van gegevens of het genereren van rapporten, met name formulieren en vragen. U wilt echter niet dat het navigatieformulier zo vol is dat gebruikers niet kunnen vinden wat ze nodig hebben.
Een van de beste plaatsen om te beginnen is feedback te krijgen van de bestaande gebruikers. Het formulier moet periodiek worden bijgewerkt, er zullen nieuwe formulieren aan het proces worden toegevoegd, sommige tabellen zullen worden beëindigd of query's zullen worden hernoemd om duidelijk te maken hoe ze moeten worden gebruikt, maar de eerste versie van het formulier moet zo dicht mogelijk bij zijn perfect mogelijk. Door de eerste invoer van huidige gebruikers te krijgen, weet u in ieder geval wat voor soort dingen er in de eerste versie moeten staan. Na verloop van tijd kunt u de gebruikers bekijken om te zien wat er is veranderd of zou moeten worden bijgewerkt op het navigatieformulier.
Dezelfde benadering geldt voor bestaande navigatieformulieren. Tenzij je elke week met alle databases werkt, ben je waarschijnlijk niet zo bekend met wat verschillende groepen en divisies nodig hebben. Door feedback te krijgen, blijf je ervoor zorgen dat navigatievormen een verouderd object worden dat niemand gebruikt.
Wanneer een navigatievorm toevoegen?
In de meeste gevallen moeten navigatieformulieren worden toegevoegd voordat een database wordt gestart. Hiermee worden de gebruikers gewend om het formulier te gebruiken in plaats van door gebieden te floppen en mogelijk op locaties in de database te werken waar ze niet zouden moeten werken.
Als u een klein bedrijf of een kleine organisatie bent, heeft u misschien nog geen navigatieformulier nodig. Als u bijvoorbeeld minder dan 10 objecten (formulieren, rapporten, tabellen en query's) heeft, bevindt u zich niet in een fase waarin u een navigatieformulier moet toevoegen. Maak af en toe een periodieke beoordeling van uw database om te bepalen of het aantal componenten voldoende is gestegen om navigatieformulieren nodig te hebben.
Hoe een navigatievorm te creëren in Access 2013
De eerste creatie van een Microsoft Access 2013-navigatieformulier is relatief eenvoudig. De problemen beginnen wanneer het tijd is om ze toe te voegen en bij te werken. Zorg ervoor dat je een plan hebt voordat je begint, zodat je een volledige eerste versie kunt hebben.
- Ga naar de database waar u een formulier wilt toevoegen.
- Klikcreëren > vormen en klik op het vervolgkeuzemenu naast Navigatie om de lay-out van het formulier dat u wilt toevoegen te selecteren. Het navigatievenster verschijnt. Als dit niet het geval is, drukt u op F11.
- Bevestig het formulier is in lay-out Bekijken op zoek naar een gebied met de naam Hulpmiddelen voor formulierlay-out aan de bovenkant van het lint. Als u het niet ziet, klik dan met de rechtermuisknop op de Navigatieformulier tab en selecteer Layout weergave van de optie Lay-out.
- Selecteer en sleep de component die u aan het navigatieformulier wilt toevoegen vanuit de tabellen, rapporten, lijsten, query's en andere elementen in het deelvenster aan de linkerkant van het scherm.
Nadat u het formulier hebt georganiseerd zoals u dat wilt, kunt u de namen van de verschillende delen van het formulier, inclusief bijschriften, invoeren en bewerken.
Als je voelt dat het formulier klaar is, stuur het dan op voor een laatste controle door degenen die het gebruiken om hun feedback te krijgen.
Het navigatievorm als standaardpagina instellen
Nadat u de tijdplanning hebt doorgebracht en het formulier hebt gemaakt, wilt u dat uw gebruikers weten dat het beschikbaar is. Als dit de eerste keer is dat de database wordt gestart, maakt u het navigatieformulier het eerste dat de gebruikers tegenkomen bij het openen van de database.
- Ga naar het dossier > opties.
- kiezen Huidige database aan de linkerkant van het venster dat verschijnt.
- Klik op het vervolgkeuzemenu naast Formulier weergeven onder Toepassingsopties en kies uw navigatieformulier uit de opties.
Praktische tips voor navigatievormen
- Databases evolueren in de loop van de tijd, en het navigatievorm moet die veranderingen weerspiegelen. Maak een schema om het formulier periodiek te beoordelen.
- Overlaad uw navigatievorm niet.Hoe meer dingen je eraan toevoegt, hoe minder effectief het zal zijn.
- Formulierelementen labelen met namen die het voor gebruikers gemakkelijker maken om erachter te komen hoe ze elk element moeten gebruiken. Als gebruikers in een bepaalde volgorde toegang moeten hebben tot formulieren en rapporten, moet het formulier dat weerspiegelen.
- Kleurcodering van verschillende navigatieformulieren kan u later veel problemen besparen. Als u een afdeling op groen zet en een andere op paars, kunt u gemakkelijker bijhouden wat u wel en niet hebt gedaan en verwarring voorkomen wanneer u verschillende formulieren tegelijkertijd bijwerkt.
