Afdruk samenvoegen is een hulpmiddel dat de creatie vereenvoudigt van een reeks vergelijkbare documenten die unieke en variabele gegevenselementen bevatten. Dit wordt bereikt door een database met die gegevenselementen te koppelen aan een document dat samenvoegvelden bevat waarin die unieke gegevens worden ingevuld.
Afdruk samenvoegen bespaart u tijd en moeite door het proces van het invoeren van gestandaardiseerde gegevens, zoals namen en adressen, in een document te automatiseren. U kunt bijvoorbeeld een standaardbrief koppelen aan een groep contactpersonen in Outlook; deze brief kan een samenvoegveld bevatten voor het adres van elke contactpersoon en een voor de naam van de overeenkomstige contactpersoon als onderdeel van de aanhef van de brief.
Gebruik van Afdruk samenvoegen
Afdruk samenvoegen, voor veel mensen, roept gedachten op aan ongewenste e-mail. Hoewel marketeers onmiskenbaar mailing gebruiken om grote hoeveelheden e-mail snel en gemakkelijk te genereren, kunnen veel andere toepassingen u verbazen en de manier waarop u sommige van uw documenten maakt, veranderen.
U kunt samenvoegen gebruiken om elk type afgedrukt document te maken, evenals elektronisch gedistribueerde documenten en faxen. De soorten documenten die u kunt maken met behulp van een samenvoegbewerking zijn vrijwel onbeperkt. Hier zijn enkele voorbeelden:
- catalogi
- voorraden
- facturen
- labels
- enveloppen
- En, natuurlijk, brieven
Bij slim gebruik kan samenvoegen uw productiviteit aanzienlijk verbeteren. Het kan ook de effectiviteit van de documenten die u maakt vergroten. Door bijvoorbeeld letters aan te passen met de namen van ontvangers of andere elementen die specifiek zijn voor elke ontvanger, presenteert u een gepolijst, persoonlijk beeld dat de weg bereidt voor het gewenste resultaat.
Anatomie van een samenvoegbewerking
Een samenvoegbewerking bestaat uit twee hoofdonderdelen: het document en de gegevensbron, ook wel de database genoemd.Microsoft Word vereenvoudigt uw werk doordat u andere Office-toepassingen zoals Excel en Outlook als gegevensbronnen kunt gebruiken. Als u over het volledige Office-pakket beschikt, kunt u een van de toepassingen gebruiken als uw gegevensbron, gemakkelijk, gemakkelijk en zeer aan te bevelen. Als u bijvoorbeeld contactpersonen gebruikt die u al in uw Outlook-contactpersonen hebt ingevoerd, kunt u deze informatie niet opnieuw invoeren in een andere gegevensbron. Als u een bestaand Excel-werkblad gebruikt, krijgt u nog meer flexibiliteit met uw gegevens dan de gegevensbron die Word zal maken.
Als u echter alleen het Word-programma hebt, kunt u nog steeds de functie Afdruk samenvoegen gebruiken. Word heeft de mogelijkheid om een volledig aanpasbare gegevensbron te maken die u kunt gebruiken in uw samenvoegbewerking.
Een samenvoegbewerking instellen
Een samenvoeging lijkt misschien ingewikkeld en complex - data-zware documenten die afhankelijk zijn van grote databases kunnen dat zeker zijn. Word vereenvoudigt echter het instellen van een samenvoegbewerking voor veelvoorkomende toepassingen door wizards te bieden die u begeleiden bij het koppelen van uw document aan een database. Over het algemeen kunt u het proces in minder dan 10 vrij eenvoudige stappen voltooien, inclusief het vinden en corrigeren van fouten. Dat is minder dan het handmatig voorbereiden van uw document, en met veel minder tijd en moeite.
