Hoe vaak heb je dit gesprek gehad?
Het is duidelijk een uiterst frustrerende situatie. Hoe moest je de tientallen e-mails die je de afgelopen uren alleen al hebt ontvangen, doorzoeken om het cruciale bericht te vinden dat een taak had die voor de deur stond? En als u e-mail op een slimme manier gebruikt - slechts enkele keren per dag uw inbox controleert - heeft u het bericht misschien nog niet eens gezien!
Het is een veel voorkomend dilemma, een dat iedereen in het personeelsbestand waarschijnlijk op een bepaald punt (of niet regelmatig) is tegengekomen. Het krijgt ook een belangrijke vraag: welke vorm is communicatie geschikt voor realtime aanvragen versus taken die de komende dagen moeten worden voltooid?
Om deze kwestie van kantoorcommunicatie-etiquette op te lossen, heeft Cyrus Stoller, een programmeur, een systeem dat u zou moeten overwegen bij uw collega's te implementeren. De uitsplitsing is vrij eenvoudig:
- Als je binnen 30 minuten iets gedaan moet hebben, bel dan de persoon.
- Als je iets binnen twee uur nodig hebt, sms je de persoon.
- Als je iets nodig hebt binnen de werkdag, IM de persoon.
- Als u binnen enkele dagen iets gedaan wilt hebben, e-mail dan de persoon.
Hoewel de werkelijke uitsplitsing kan variëren, afhankelijk van hoe je kantoor werkt (bijvoorbeeld in een klein kantoor, kan het logisch zijn om gewoon langs iemands bureau te gaan in plaats van te bellen), waar Stoller naar toe gaat is belangrijk: e-mail zou niet de standaard moeten zijn communicatiemiddelen om alles over te komen dat in real time bekend of afgehandeld moet worden.
Natuurlijk kunt u dit systeem vrij eenvoudig implementeren wanneer u met nauwe collega's en klanten werkt, maar hoe kunt u andere mensen op kantoor ertoe brengen mee te spelen? Hier zijn een paar dingen om te proberen:
- Stel een e-mail automatisch antwoord in dat mensen vertelt hoe ze contact met u kunnen opnemen als de kwestie binnen het volgende uur of twee moet worden opgelost.
- Als je e-mails tegenkomt die om realtime actie vragen, herinner je je collega's beleefd eraan dat je liever hebt dat dit bericht via een telefoontje of sms is doorgestuurd, omdat je misschien niet op tijd bij hun e-mail komt als er een noodgeval toeslaat.
- Als u een bepaalde managementrol vervult, stel dan normen op kantoor. Laat uw werknemers openlijk praten over hoe ze willen dat anderen met hen communiceren als er iets moet gebeuren in plaats van dat iedereen ervan uitgaat dat e-mail in orde is.
Herinner ten slotte iedereen eraan dat een dergelijk systeem echt een win-win is. Niemand is vastgeketend aan hun inbox en een urgente taak zal nooit meer ongedaan worden gemaakt.
